Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document formalisant un besoin, en détaillant les fonctionnalités attendues d'un système, d'un produit ou d'un service ainsi que les contraintes (techniques, réglementaires, budgétaires, etc.) auxquelles il est soumis. Pour la bonne compréhension de ces trois mots, une forme d'écriture peut être d'écrire fonctionnelles pour qualifier les charges en termes de fonctions qui seront formulées en utilisant des verbes à l'infinitif pour confirmer qu'il s'agit d'actions. . Un projet correspond à un besoin de changement exprimé par un demandeur. Pour y répondre, différents fournisseurs (prestataire, service interne à une entreprise, etc.) proposent des solutions. Le cahier des charges fonctionnel est le document permettant de valider l'adéquation entre le besoin et les solutions proposées. Ses objectifs sont de : présenter le contexte global du projet : situation de l'entité demanderesse (entreprise, organisation, administration, service interne...), marché, problématique, évolutions technologiques, etc. ; exprimer clairement les objectifs du projet et les critères qui permettront de le considérer comme réussi, tant en quantité qu'en qualité (apports pour l'entité, finition, etc.) ; formaliser le besoin du client : fonctionnalités (cas d'utilisation) et contraintes (budget, délais, historique, etc.). Le cahier des charges fonctionnel peut également revêtir un caractère contractuel entre les différentes parties, notamment concernant le respect des niveaux établis pour les critères, s'il est accompagné de clauses juridiques adéquates. Dans le déroulement d'un projet, le cahier des charges fonctionnel précède l'étude technique qui conclut la phase d'avant-projet. Pour arriver au cahier des charges fonctionnel, plusieurs étapes sont donc nécessaires. Cela consiste à étudier le contexte du projet, à déterminer les besoins généraux de la maîtrise d'ouvrage et à vérifier si ceux-ci correspondent bien aux attentes des utilisateurs finaux et aux évolutions probables à venir.